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タスク管理方法のカスタマイズの勧め

みなさんは自分流のタスク管理方法をお持ちですか?

タスク管理については、GTDやバブルマップなどいろいろな方法がネット上で紹介されています。

どれも広く紹介されるだけあって優れた方法だと思うのですが、

どんな人も各やり方の細部では「自分にはあわないなぁ」と感じる部分があるのではないでしょうか。

 

私は、優れた方法のよいところを参考にしながらも

自分の性格や癖にあわせて無理のない形にカスタマイズするのがよいのではないかと思います。

 

今日は私のタスク管理方法を紹介させていただきます。

元々はGTDに素直に従った形でやっていたのですが、

歳月を経るうちに少しずつ自分流にカスタマイズされて、ここ数年は同じ形に落ち着きました。

 

まず、私がタスク管理において大事にしている事は下記です。

・目の前のタスクに集中できる

・タスクを処理する事に達成感を感じられる

 

これらを重視した結果、下記のようなタスク管理方法をとっています。

 

■作るリスト

a.やること全部リスト(デジタルデータで)

b.今日やることリスト(紙に手書きで)

 

■手順

0.やることすべてを洗い出してテキストデータ化

1.上で作ったやること全部リストから今日やることを抜き出して紙に書き出す

2.今日やることリストの項目に、やる順番をつける

3.やったことに取り消し線をひいて消す。

4.やること全部リストを更新

 

■手順の詳細

■0.やることすべてを洗い出してテキストデータ化

まずは、やらなければならないことをすべて洗い出します。棚卸しですね。

すっきりするまで出し切ることが重要です。これは言ってみれば、タスクの倉庫になります。

また、このリストはずっとメンテナンスしていくのでデジタルデータの方が向いています。

洗い出した後で、項目をカテゴリにわけて整理しておくなどもやっておくと後々便利です。

 

■1.上で作ったやること全部リストから今日やることを抜き出して紙に書き出す

上の0番はいわば準備です。

1では、やること全部リストの中から今日片付けるべきタスクを選んで、紙に書き出します。

ここで書き出した事以外は、今日は気にしなくてよいことなのでいったん忘れます。

これで集中すべきタスクがかなり絞られます。

 

■2.今日やることリストの項目に、やる順番をつける

今日やることリストのタスクに着手する順番を数字で振ります。

同じくらい急ぎのタスクが複数あっても、必ず通し番号で振ります。複数のタスクに同じ番号はつけません。

これで今集中すべきタスクがひとつだけに絞られます。タスクに取り組んでいる最中に「そういえばあの件、、、」と他のタスクに気を取られることがぐっと減るはずです。

 

最初は着手順の番号付けに不安があるかもしれません。

でもどうせ自分は一人、タスクは同時に二つはできないのですから「多少順番間違ってもいいや」くらいの気軽さでも、通し番号を振ってしまうとよいです。

途中で状況が変わって着手順が変わる事だってあります。そういうときは途中で順番を振り直せばいいのです。

慣れてくればだんだん、着手順の判断も正確になります。

 

■3.やったことに取り消し線をひいて消す。

タスクが順番1番から片付いたら、都度、今日やる事リストの該当タスクに取り消し線を引いて消していきます。

達成感を得るのが目的なので、大げさにがーっと消しましょう。

2つ3つ消すと、気分にも勢いが出てきます。

 

■4.やること全部リストを更新。

一日が終わったら、やること全部リストの中身を更新しましょう。

今日やる事として抜き出して完了した物を削除します。

また、新たにやるべき事も増えているでしょう。それも追記します。

もし、今日やるはずが終わらなかったタスクがあれば、そのまま全部リストに残しておきます。

更新が済んだら、今日やることリストの紙全体に取り消し線を書いて捨ててしまいましょう。

これで気分すっきりです。

 

以上が、「目の前のタスクへの集中」「達成感」を重視した私カスタムのタスク管理方法です。

一例として、皆様ご自身のタスク管理方法カスタマイズの参考になれば幸いです。