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ギラギラしない仕事感とか、ITまわりの話題を

タスク管理方法のカスタマイズの勧め

みなさんは自分流のタスク管理方法をお持ちですか?

タスク管理については、GTDやバブルマップなどいろいろな方法がネット上で紹介されています。

どれも広く紹介されるだけあって優れた方法だと思うのですが、

どんな人も各やり方の細部では「自分にはあわないなぁ」と感じる部分があるのではないでしょうか。

 

私は、優れた方法のよいところを参考にしながらも

自分の性格や癖にあわせて無理のない形にカスタマイズするのがよいのではないかと思います。

 

今日は私のタスク管理方法を紹介させていただきます。

元々はGTDに素直に従った形でやっていたのですが、

歳月を経るうちに少しずつ自分流にカスタマイズされて、ここ数年は同じ形に落ち着きました。

 

まず、私がタスク管理において大事にしている事は下記です。

・目の前のタスクに集中できる

・タスクを処理する事に達成感を感じられる

 

これらを重視した結果、下記のようなタスク管理方法をとっています。

 

■作るリスト

a.やること全部リスト(デジタルデータで)

b.今日やることリスト(紙に手書きで)

 

■手順

0.やることすべてを洗い出してテキストデータ化

1.上で作ったやること全部リストから今日やることを抜き出して紙に書き出す

2.今日やることリストの項目に、やる順番をつける

3.やったことに取り消し線をひいて消す。

4.やること全部リストを更新

 

■手順の詳細

■0.やることすべてを洗い出してテキストデータ化

まずは、やらなければならないことをすべて洗い出します。棚卸しですね。

すっきりするまで出し切ることが重要です。これは言ってみれば、タスクの倉庫になります。

また、このリストはずっとメンテナンスしていくのでデジタルデータの方が向いています。

洗い出した後で、項目をカテゴリにわけて整理しておくなどもやっておくと後々便利です。

 

■1.上で作ったやること全部リストから今日やることを抜き出して紙に書き出す

上の0番はいわば準備です。

1では、やること全部リストの中から今日片付けるべきタスクを選んで、紙に書き出します。

ここで書き出した事以外は、今日は気にしなくてよいことなのでいったん忘れます。

これで集中すべきタスクがかなり絞られます。

 

■2.今日やることリストの項目に、やる順番をつける

今日やることリストのタスクに着手する順番を数字で振ります。

同じくらい急ぎのタスクが複数あっても、必ず通し番号で振ります。複数のタスクに同じ番号はつけません。

これで今集中すべきタスクがひとつだけに絞られます。タスクに取り組んでいる最中に「そういえばあの件、、、」と他のタスクに気を取られることがぐっと減るはずです。

 

最初は着手順の番号付けに不安があるかもしれません。

でもどうせ自分は一人、タスクは同時に二つはできないのですから「多少順番間違ってもいいや」くらいの気軽さでも、通し番号を振ってしまうとよいです。

途中で状況が変わって着手順が変わる事だってあります。そういうときは途中で順番を振り直せばいいのです。

慣れてくればだんだん、着手順の判断も正確になります。

 

■3.やったことに取り消し線をひいて消す。

タスクが順番1番から片付いたら、都度、今日やる事リストの該当タスクに取り消し線を引いて消していきます。

達成感を得るのが目的なので、大げさにがーっと消しましょう。

2つ3つ消すと、気分にも勢いが出てきます。

 

■4.やること全部リストを更新。

一日が終わったら、やること全部リストの中身を更新しましょう。

今日やる事として抜き出して完了した物を削除します。

また、新たにやるべき事も増えているでしょう。それも追記します。

もし、今日やるはずが終わらなかったタスクがあれば、そのまま全部リストに残しておきます。

更新が済んだら、今日やることリストの紙全体に取り消し線を書いて捨ててしまいましょう。

これで気分すっきりです。

 

以上が、「目の前のタスクへの集中」「達成感」を重視した私カスタムのタスク管理方法です。

一例として、皆様ご自身のタスク管理方法カスタマイズの参考になれば幸いです。

自分の集中スイッチを知る

みなさんはどういう時に集中できますか?

なかなか「さあ、集中するぞ」と思って出来るものでもないですよね?

 

やる気や気合いだけではなかなかコントロールできない「集中」、

これを意思の問題でなく条件を満たしてないから集中できないのだ、ととらえてみたらどうでしょうか?

カフェや図書館だと集中できる、という経験は誰しもありますよね。

これをもっと細かく、「自分が集中できる諸条件」を明らかにしてしまえば、

条件を一つずつ満たして行く事である程度思いままに集中できるようになります。

 

例えば、時間や場所。

 

実際に必要な作業時間が30分程度だとしても、

終わりを気にしなくていバッファが重要だったりします。

17:00から用事がある場合の16:30-17:00と、同じく17:00から用事がある場合の16:00-16:30では、

同じ30分でも、後者の方が次の用件を気にする度合いが少なく、心の余裕があることからより集中できるのではないでしょうか?

後ろにどれくらいの時間の余裕があれば、自分は心にゆとりをもてるのか?という重要な「集中条件」です。

逆に後ろに余裕が有るとダラダラしてしまう、次の予定まできっかり30分の方が追いつめられて集中する、という方もいらっしゃると思います。

 

場所はどうでしょう。

周囲の音や、匂い、灯りなどいろいろな要素があります。

カフェなんかはどこに行ってもありますし、お金を払う事でこの時間を無駄にするまい、という意識が働きます。

例えば集中できるカフェを各駅近くに見つけておく、というのも心強いです。

また、自分の部屋でも、部屋を暗くしてデスクライトだけをつければ余計なものが視界に入らず目の前の本やPCだけに向かう事ができます。

 

最近の「今日は集中できた!」という記憶からその条件を書き出してみると、より明確に自分の「集中スイッチ」を知る事ができます。

この自分の「集中スイッチ」を把握しておけば、より自覚的に集中モードに入れるのではないでしょうか? 

毎日の心のバランスの保ち方

毎日いろんなことがあります。

仕事が上手くいってガッツポーズをとりたいような出来事、

逆に自分でもがっかりするようなミスをして凹む事。

気持ちには浮き沈みがありますが、何かのプロフェッショナルとして仕事をしている以上、

その浮き沈みに引っ張られてふらふらしてられません。

 

今日は自分の気持ちを、日々の浮き沈みに過度に引っ張られずバランスを保つための方法の提案です。

 

やることは非常に簡単で、毎日の日記で下記の2つのことを思い返して書き記すのみです。

 

1.良かった事

 ・自分のことを褒めたくなるような成功、頑張れた点

 ・自分の成果ではないが嬉しくなった事、幸運だったと思える事

2.良くなかった事

 ・今後反省したいような自分の失敗、欠点の露出

 

ポイントは良かった事を多めに、でも両方を書く事です。

凹むようなことがあった日にも、良かった点は必ず有ります。

すべて自分の中に求めなくても、なんてことない幸運でも良いと思うのです。

それを見つける事でその一日の評価があがり、気持ちが上向きます。気持ちの回復が早まります。

 

反対にとてもいい事があってすべてがうまく行ったように感じる日も、

反省しさらに向上できる点を見つける事で、浮かれすぎな気持ちを引き締め余計な失敗を未然に防ぐ事が出来ます。

 

とても簡単ですが効果抜群。いかがでしょうか。

アイデアを手放そう

プロダクトやサービスについえて、自分で考えたアイデアは自分のものとして、他人から認めてもらいたい、賛同してもらいたいというのが人情だと思います。

実現して成果を出した暁には、自分の手柄と認識されたい、と考えてしまうのが自然でしょうか。

 

ただ、アイデアはアイデアのままでは無価値です。

多くの人の意見や手が加わって、世に出てはじめて成果に結びつくのです。

そう考えたときに、無価値なアイデアの段階で「自分のもの」と固執することで、大きく損をしているのではないでしょうか?

というのが今日の内容です。

 

周囲のメンバーの気持ちになって考えてみると、

「俺が考えた、俺が考えた」と自分の手柄主張の強い案には、「他人のために頑張っている感」を引き出してしまい、気持ちがひいてしまいます。

また、自分自身もあまり「自分の考えた案」ということに固執すると、

客観的な判断ができずに、最終的な成果よりも、実現することを目的化しがちな罠があります。

 

そこで、

自分の案から気持ち距離を置いてみてはどうでしょう。

自分の考えを提案した後、大きく賛同して自分事のようにその可能性を語ってくれる人がいたら、その人にあげてしまうのです。

自分は半信半疑だったが、賛同意見を挙げてくれた人、賛同の意を示してくれたその場のメンバーが、案の可能性を見いだし方向性を決定付けた、という認識を作ると、

その場のメンバーは前述とは打って変わり「他人のために頑張っている」ではなく「自分たちの事」として前のめりになりやすくなります。

また、距離を置く事で自分自身も客観的に案に足りないものが見えてくるでしょう。結果的に成功率をあげることにつながるはずです。

 

というわけで、

メンバーとの効果的な協同のために、またアイデアの客観的な検討のために

自分のおもいついたアイデアを、少し手放してみよう、というお話でした。

集中できる時間帯を見つけ出す

時間というのは不思議な物で、同じ10分でも移動中の10分、会議中の10分、自宅でリラックスしている10分、

それぞれ体感時間も違えば生産性も違います。

 

そこで僕が考えたのは、集中しやすい価値の高い時間帯を探すこと、です。

よく、午前中は仕事が捗りやすいため会議を入れるべきでない、といった話を聞きます。

 

それをもう少し押し進めて、一日の時間とタイミングを細切れにしてみて、

どの時間が集中しやすく、何のタスクに向いているか?ということを考えてみると面白いです。

 

朝、駅まで移動中。行きの電車の中。

昼ご飯を食べた後。

帰りの駅までの移動。電車の中。

帰ってからの風呂の中。などなど

 

それぞれ細切れの時間かもしれませんが、

例えばアイデアを一つ出す、日記を書く、などのタスクであればこなすことができます。

タイミングと対応するタスクを決めてしまえば、

習慣化し集中力も変わってきますし、日課として実行でき忘れてしまうリスクも減ります。

 

自分の毎日の時間を、シーン事に書き出し、有効に活かせるタスクをあてはめてみる。

いかがでしょうか?

モチベーションを保つ方法

モチベーションというもの本人の意思ではいかんともしがたく、勝手に上がったり下がったりコントロールがききません。

仕事の充実度や出来がモチベーションに振り回されるのはつらいものがあります。

いつもモチベーションを高い状態に保てないものか、とはみなさん考えるのではないでしょうか?

 

今日は、僕の試している方法をご紹介します。

モチベーションというと、心に関する事で捉えがたいものであり、固定化したり、積み上げたりということが難しいように感じてしまいます。

このままでは手の打ちようがないので、捉え方を変えてみる事をお勧めします。

心も体の一部、筋肉のようなものだと考えてみるのです。

モチベーションを高く保つためのちょっとしたトレーニングを続ける事で

外的なコンディションの悪影響をうけにくく、安定して高く保つ事ができるようになります。

 

トレーニングというと大げさですが、

毎日の鍛え方は下記のようなものです。

 

■毎朝、モチベーションに関するいくつかの質問をします。

・モチベーションを上げる要因についての質問

 ・自分のおかれた環境をその恵まれている箇所に注目して客観的に言い換えると?

 ・本当にやりたいことを思い返し、今直面していることとの接点はないか?

・モチベーションを下げる要因についての質問

 ・今の不安の種は?その最悪の事態は?対処方法は何か?

 ・この時大事なのは「絶対になんとかできる」という前提にたつことです。

  

全部やらなくてもよいと思います。

いくつか気に入った質問だけでも、習慣として組み込むだけで不意な落ち込みを抑えることができます。

また、コツは「上手くいっている時にも油断せず、この習慣を続ける」ことです。

時間を広くとらえて閉塞感を破る

人生長い途上に、いろんなことが上手くいく時期も、何もかもうまくいかない時期もあります。

皆さんはスランプにはまり、閉塞感に苛まれる時どうしますか?

 

よく漫画やドラマで、悩んだときは広大な景色をみて視野を拡げる、という手法がみられます。

「この景色に比べたら自分の悩みはなんてちっぽけなんだ」というやつですね。

僕はあれの応用、ではないですが、日頃生きているタイムスケールをちょっと拡げてみる、ということをよくやります。

 

どうやるかと言いますと、

シンプルに1年や3年、過去や未来を思い浮かべて自分に質問してみるのです。

例えば、過去だと

・1年前、3年前とくらべて今の自分はどうか?

・1年前、3年前なら今の問題に対処できるか?

・1年前、3年前の自分が今の自分を見たらどう思うか?尊敬できるか?

逆に未来だと

・1年後、3年後どうなっていたいか?

・1年後、3年後どんなことをしているか?

 

日々悩んで生きていれば、1年前と比べて何も変わってないなんてことはきっとないです。

それはイコール、1年後にも成長しているということで、そのためにはまだまだ学べるものはある、と思えます。

 

以前、ネット上で紹介されていた明石家さんまさんの言葉に下記がありました。

"俺は、絶対落ち込まないのよ。

落ち込む人っていうのは、自分のこと過大評価しすぎやねん。

過大評価しているからうまくいかなくて落ち込むのよ。

人間なんて、今日できたこと・やったことがすべてやねん。"

http://laugh-raku.com/archives/309

 

この言葉に僕もとても救われましたが、

そこから「今日」をもっと大きな時間枠で考えてみると、

「今日できたこと」が確かに変わっている、ということにさらに救われるように感じました。